Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement ?

FHER – Fédération de l'Hygiène et de l'Entretien Responsable, dont le siège est situé 12 rue Jean Nicot, 75007 Paris, agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre de l'utilisation de son site internet, de son extranet et de ses activités associées.

FHER s'engage à traiter les données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit " RGPD " et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite " Informatique et Libertés ".

La présente politique a pour objet d'informer les personnes concernées sur les traitements mis en œuvre par FHER, leurs finalités, leurs bases légales, les destinataires des données, les durées de conservation applicables et les droits dont elles disposent.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter FHER à l'adresse : rgpd@fher.org

2. À qui s'applique cette politique ?

La présente politique s'applique notamment :

• aux visiteurs du site internet de FHER ;
• aux personnes qui contactent FHER via un formulaire, par courrier électronique ou par tout autre canal de contact en ligne ;
• aux représentants des entreprises adhérentes ;
• aux participants aux groupes de travail, task forces, webinaires, conférences et autres événements organisés par FHER ;
• aux abonnés aux newsletters et autres communications ;
• aux utilisateurs de l'extranet.

3. Quelles données FHER peut-elle collecter ?

Dans le cadre de ses activités, de l'utilisation de son site internet et de son extranet, FHER traite notamment les catégories de données suivantes :

• Données d'identification et de contact : civilité, nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• Données professionnelles : entreprise, fonction, qualité de représentant d'un adhérent ou de participant à un groupe de travail, à un événement ou à une commission ;
• Données relatives à la relation avec FHER : demandes adressées à FHER, inscriptions aux événements, participation aux groupes de travail, abonnements aux communications, contributions et échanges ;
• Données relatives à l'utilisation de l'extranet : identifiants de connexion, informations nécessaires à la gestion des comptes utilisateurs, historiques de connexion et journaux techniques ;
• Données techniques liées à l'utilisation du site internet : données de navigation, données de connexion, informations relatives au terminal et au navigateur, ainsi que, le cas échéant, données collectées via les traceurs utilisés sur le site ;

FHER veille à ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies.

Certaines données sont indispensables au traitement de votre demande ou à la gestion de votre adhésion ; lorsqu'elles sont requises, elles sont signalées comme telles. Le défaut de fourniture de ces données peut empêcher FHER de traiter votre demande.

4. Dans quels cas vos données sont-elles collectées ?

Vos données peuvent être collectées notamment lorsque :

• vous consultez le site internet de FHER ;
• vous utilisez l'extranet ;
• vous contactez FHER via un formulaire ou par courrier électronique ;
• vous adhérez à FHER ou représentez une entreprise adhérente ;
• vous vous inscrivez à un événement, un webinaire, une réunion ou un groupe de travail ;
• vous vous abonnez à une newsletter ou à d'autres communications ;
• vous répondez à une enquête ou à un questionnaire ;
• vos données sont transmises à FHER par l'entreprise adhérente que vous représentez, notamment dans le cadre de l'adhésion, de la gestion de l'extranet, d'un annuaire interne, d'une inscription à un groupe de travail ou à un événement.

5. Pour quelles finalités et sur quelles bases légales vos données sont-elles traitées ?

a) Gestion de la relation avec les adhérents

FHER traite certaines données personnelles afin d'assurer la gestion administrative de la relation, les communications institutionnelles, la gestion des interlocuteurs des entreprises adhérentes et, le cas échéant, la mise à disposition d'un annuaire interne ou d'espaces de travail réservés aux membres.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles.

b) Animation des groupes de travail, commissions et task forces

Les données sont utilisées pour organiser les travaux collectifs, diffuser des informations ciblées, gérer les listes de participants et assurer le suivi des contributions.

Base légale : exécution de la relation d'adhésion et intérêt légitime de FHER à animer la vie fédérative, organiser les travaux collectifs et faciliter les échanges entre ses membres.

c) Organisation des événements

Les données sont traitées pour gérer les inscriptions, l'organisation matérielle et le suivi des événements, conférences, webinaires ou réunions organisés par FHER.

Base légale : exécution du contrat ou de mesures précontractuelles lorsqu'il s'agit de gérer une inscription ou une participation ; intérêt légitime de FHER à organiser ses événements ; consentement lorsque celui-ci est requis pour certains traitements spécifiques.

d) Réponse aux demandes de contact

Les données transmises via les formulaires ou les échanges électroniques sont utilisés pour répondre aux demandes d'information, de prise de contact ou de renseignement.

Base légale : intérêt légitime de FHER à traiter et suivre les demandes qui lui sont adressées.

e) Envoi de communications aux adhérents et aux contacts de FHER

FHER peut utiliser les coordonnées professionnelles des représentants de ses adhérents, utilisateurs de l'extranet, des participants aux groupes de travail, événements ou commissions, afin de leur adresser des communications en lien avec ses missions, ses activités et la vie fédérative.

Ces communications peuvent comprendre notamment des informations institutionnelles, techniques, réglementaires ou professionnelles, des invitations à des événements, assemblées générales, webinaires, réunions, groupes de travail, ainsi que des newsletters, circulaires ou publications destinées aux adhérents.

Certaines communications sont nécessaires à la gestion de l'adhésion, au fonctionnement du compte extranet, à l'accès aux espaces réservés aux adhérents, à la sécurité du service ou à la participation à certains groupes de travail, commissions, instances ou espaces collaboratifs. Ces communications sont envoyées indépendamment des préférences de newsletter ou des centres d'intérêt sélectionnés.

D'autres communications collectives, notamment les newsletters, invitations, webinaires, circulaires ou informations adressées en nombre, peuvent être envoyées via la solution Mailchimp. Les destinataires peuvent se désinscrire de ces communications à tout moment au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque message.

La désinscription des communications envoyées via Mailchimp n'entraîne pas la suppression du compte extranet ni la suppression des données nécessaires à la gestion de l'adhésion, de l'accès à l'extranet ou des groupes auxquels la personne participe.

Base légale : selon les cas : exécution de la relation d'adhésion ou de mesures précontractuelles ; intérêt légitime de FHER à animer la vie fédérative, informer ses adhérents et contacts professionnels sur ses activités ; consentement lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable, notamment pour certaines communications ou technologies de suivi.

f) Réalisation d'enquêtes et questionnaires

FHER peut traiter des données pour réaliser des consultations, enquêtes ou questionnaires en lien avec ses missions.

Base légale : intérêt légitime de FHER à réaliser des consultations, enquêtes et questionnaires en lien avec ses missions et à mieux connaître les besoins de ses adhérents ou interlocuteurs.

g) Gestion de l'accès et de l'utilisation de l'extranet

Les données sont traitées afin de créer et administrer les comptes utilisateurs, permettre l'authentification et l'accès à l'extranet, gérer les habilitations, assurer la traçabilité des accès et garantir le bon fonctionnement du service.

Base légale : exécution de la relation contractuelle et intérêt légitime de FHER à administrer et sécuriser ses outils numériques.

h) Sécurité du site, de l'extranet et des systèmes

Certaines données techniques sont traitées afin d'assurer la sécurité des systèmes d'information, prévenir les accès non autorisés, détecter d'éventuels incidents, assurer la maintenance et garantir la disponibilité des services.

Base légale : intérêt légitime de FHER à sécuriser ses outils, ses réseaux et les données qu'elle traite.

i) Mesure d'audience et gestion des traceurs

Des données de navigation peuvent être traitées sur le site internet de FHER afin de mesurer l'audience, améliorer les contenus et le fonctionnement du site, lorsque de tels outils sont effectivement utilisés.

Base légale : consentement lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable, notamment pour les cookies et autres traceurs non strictement nécessaires.

6. Qui peut accéder à vos données ?

Vos données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives :

• aux personnes habilitées au sein de FHER ;
• aux autres adhérents ou participants, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement d'un annuaire interne, d'un groupe de travail, d'une commission, d'une task force, d'un événement ou d'un espace collaboratif réservé aux membres ;
• aux prestataires techniques intervenant en qualité de sous-traitants, notamment :
  • • Celuga, pour la fourniture, l'administration et/ou la maintenance de l'extranet ;
    • OVHcloud, pour l'hébergement de l'extranet sur des serveurs situés en France ;
    • Mediacookers, pour la conception, la maintenance et/ou l'hébergement du site internet ainsi que pour l'hébergement et l'administration technique de l'outil Matomo auto-hébergé sur le serveur du site internet ;
    • Mailchimp, pour l'envoi de newsletters et de communications collectives ;
    • Google LLC, dans le cadre de l'utilisation de Google Analytics et, le cas échéant, de Google Workspace / Google Forms pour certains questionnaires, formulaires, inscriptions ou espaces de stockage associés ;
      Microsoft Corporation, pour les outils collaboratifs et de visioconférence, notamment Teams ;
• aux autorités compétentes, lorsque la loi l'exige.

7. Vos données sont-elles transférées hors de l'Union européenne ?

Certains outils utilisés par FHER peuvent impliquer des transferts de données hors de l'Espace économique européen (EEE), notamment vers les États-Unis, en particulier dans le cadre de l'utilisation de services d'emailing, de formulaires en ligne, de collaboration, de visioconférence, de réseaux sociaux ou de mesure d'audience, tels que Mailchimp, Google Workspace / Google Forms, Google Analytics, LinkedIn et, le cas échéant, Microsoft 365 / Teams.

Ces transferts sont encadrés, selon les cas, par une décision d'adéquation de la Commission européenne, notamment lorsque le destinataire est certifié au titre du EU-US Data Privacy Framework, ou par des garanties appropriées au sens de l'article 46 du RGPD, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

L'extranet de FHER est hébergé en France sur des serveurs situés à Roubaix.

L'outil Matomo utilisé pour la mesure d'audience du site internet est auto-hébergé sur le même serveur que le site et les données correspondantes sont localisées en France.

Des informations complémentaires sur ces garanties peuvent être demandées à FHER à l'adresse indiquée dans la présente politique.

8. Combien de temps FHER conserve-t-elle vos données ?

FHER conserve les données personnelles pendant les durées suivantes :

• Données relatives à la gestion des adhérents : pendant la durée de l'adhésion. Après la fin de l'adhésion, les comptes extranet sont supprimés ou désactivés dans un délai de 6 mois. Certaines données strictement nécessaires peuvent être conservées en archivage intermédiaire, avec un accès restreint, pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales de FHER.
• Prospection (contacts non adhérents) : 3 ans à compter du dernier contact ;
• Formulaires de contact et demandes d'information : 3 ans à compter du dernier contact, sauf nécessité de conservation plus longue pour le traitement de la demande ou la gestion d'un dossier en cours ;
• Newsletter et communications collectives : jusqu'au désabonnement ou à l'exercice du droit d'opposition. Après désinscription, FHER peut conserver les données strictement nécessaires en liste d'opposition afin de garantir que la personne ne soit plus destinataire des communications concernées.
• Groupes de travail, événements et webinaires : durée nécessaire à l'organisation et au suivi, puis archivage limité pendant 3 ans maximum à des fins de gestion de la relation et de justification de l'activité ;
• Comptes extranet : pendant la durée d'activation du compte, puis suppression ou anonymisation dans un délai de 6 mois suivant la fin de l'adhésion ou la demande de fermeture du compte, sauf conservation nécessaire à des fins probatoires ou de sécurité.
• Données de connexion et logs techniques : 1 an ;
• Cookies et traceurs de mesure d'audience : pour une durée n'excédant pas 13 mois à compter de leur dépôt sur le terminal de l'utilisateur, sous réserve des paramétrages effectivement retenus pour chaque outil utilisé ;
• Enquêtes et questionnaires : durée de l'enquête, suppression dans le délai de 2 ans.
  Pour les données strictement logistiques liées à un événement (par ex. restrictions alimentaires, besoins d'accessibilité) : suppression à l'issue de l'événement ou de son suivi immédiat ;

FHER peut également conserver certaines données en archivage intermédiaire lorsque cela est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits en justice, ou pour satisfaire à une obligation légale.

9. Quels sont vos droits ?

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les cas, des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification de vos données ;
• droit à l'effacement de vos données ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas la réglementation applicable.

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à :

FHER
12 rue Jean Nicot
75007 Paris
rgpd@fher.org

Afin de protéger la confidentialité des données, FHER pourra demander toute information utile pour vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.

FHER s'engage à répondre à toute demande d'exercice de droits dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes, auquel cas FHER vous en informera.

11. Cookies et autres traceurs

11.1 Site internet

Le site internet de FHER utilise des cookies et autres traceurs déposés sur votre terminal lors de votre navigation.

Ces traceurs peuvent relever des catégories suivantes :

• Cookies strictement nécessaires : ils sont indispensables au fonctionnement technique du site, à sa sécurité, à la gestion de session, à la mémorisation de certains choix de navigation ou à la conservation des préférences exprimées par l'utilisateur en matière de cookies. Ces traceurs ne nécessitent pas le recueil préalable de votre consentement lorsqu'ils sont strictement nécessaires au service demandé ;
• Cookies de mesure d'audience : FHER utilise des outils de mesure d'audience, à savoir Google Analytics et Matomo, dont les balises sont intégrées au site internet, afin de mesurer la fréquentation du site, d'analyser son utilisation et d'améliorer ses contenus et son fonctionnement.

Matomo est auto-hébergé sur le même serveur que le site internet ; les données correspondantes sont localisées en France. L'anonymisation de l'adresse IP y est activée et les données ne sont pas partagées avec des tiers.

Google Analytics est également intégré au site. Certains paramètres techniques et organisationnels de cet outil, notamment ceux relatifs au compte d'administration, à la durée de conservation des données et au partage de données, dépendent toutefois de la configuration effectivement retenue par l'administrateur du compte.

Lorsque la réglementation applicable l'exige, le dépôt ou la lecture de ces traceurs est subordonné au recueil préalable du consentement de l'utilisateur ;

Le cas échéant, autres traceurs soumis à consentement : si d'autres cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés sur le site, ils ne sont déposés qu'après recueil de votre consentement dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Les principaux traceurs utilisés sur le site peuvent notamment être les suivants :

Cookies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site

Finalité : fonctionnement technique, sécurisation du site, gestion de session, mémorisation de certains choix utilisateur, ainsi que conservation des préférences exprimées en matière de cookies.

Consentement : non requis lorsqu'ils sont strictement nécessaires.

Principaux cookies utilisés :

• cookieyes-consent : cookie strictement nécessaire permettant de conserver la mémorisation des choix exprimés par l'utilisateur en matière de cookies ; durée de conservation : 12 mois.

Les cookies strictement nécessaires sont conservés pour la durée strictement nécessaire à leur finalité, qui peut correspondre à une durée de session ou, selon le cookie concerné, à une durée limitée plus longue.

Cookies de mesure d'audience Google Analytics

Finalité : mesure d'audience, statistiques de fréquentation, amélioration des contenus et du fonctionnement du site.

Consentement : requis lorsque la réglementation applicable l'exige.

Principaux cookies utilisés :

• _ga : durée de conservation de 13 mois ;
• _gid : durée de conservation de 24 heures ;
• _gat_gtag_[property-id] : durée de conservation de 24 heures.

Certains paramètres complémentaires de Google Analytics, notamment la durée de conservation des données dans l'interface d'administration, l'étendue du partage de données avec Google et certains réglages de configuration, dépendent du compte administrateur effectivement utilisé.

Cookies de mesure d'audience Matomo

Finalité : mesure d'audience, statistiques de fréquentation, amélioration des contenus et du fonctionnement du site.

Hébergement : outil auto-hébergé sur le même serveur que le site internet, administré par Mediacookers.

Localisation des données : France.

Configuration : anonymisation de l'adresse IP activée ; absence de partage des données avec des tiers.

Consentement : requis lorsque la réglementation applicable l'exige.

Principaux cookies utilisés :

• _pk_ref : durée de conservation de 6 mois ;
• _pk_id : durée de conservation de 13 mois ;
• _pk_ses : durée de conservation de 30 minutes.

11.2 Extranet

L'extranet de FHER utilise uniquement des cookies ou traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, à l'authentification des utilisateurs et à la gestion de la session.

Ces traceurs ne nécessitent pas le recueil préalable du consentement au sens de la réglementation applicable, dès lors qu'ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé.

11.3 Newsletters et technologies similaires

Certains outils d'emailing utilisés par FHER peuvent intégrer des technologies similaires à des traceurs, telles que des pixels invisibles ou balises web, permettant, lorsque ces fonctionnalités sont activées, de mesurer l'ouverture des emails, les clics sur les liens ou les interactions avec les communications adressées aux destinataires.
Lorsque ces technologies sont utilisées à des fins de mesure d'audience, de statistiques, d'analyse de performance ou de suivi de l'engagement des destinataires, leur utilisation est subordonnée au consentement préalable des personnes concernées, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à tout moment, selon les modalités indiquées dans les communications reçues ou en contactant FHER à l'adresse mentionnée dans la présente politique.

12. Décision automatisée et profilage

FHER ne met en œuvre aucun traitement de prise de décision automatisée ni de profilage au sens de l'article 22 du RGPD.

13. Sécurité

FHER met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles, notamment au moyen de dispositifs de gestion des habilitations, de contrôle d'accès, de sécurisation des environnements techniques, de maintenance, de sauvegarde et de journalisation des accès lorsque cela est nécessaire.

14. Mise à jour de la politique

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.
La version en vigueur est celle publiée sur le site internet et, le cas échéant, sur l'extranet de FHER.

Date de dernière mise à jour : 9 juillet 2026